Học viện Hàng không “bắt tay” Base.vn: Quyết tâm xây dựng trường học số

Yêu cầu chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, đặt nhiều tổ chức, doanh nghiệp trước thách thức phải nhanh chóng thay đổi chiến lược, cũng như áp dụng công nghệ để tồn tại và bứt phá. Là một tổ chức giáo dục đại học công lập, Học viện Hàng không Việt Nam không đặt mình ngoài xu thế ấy.

Cuối năm 2021, Học viện Hàng không chính thức hợp tác với Base.vn – Nền tảng quản trị doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay, đánh dấu lần đầu tiên, một trường Đại học công lập tại Việt Nam tiến hành chuyển đổi số toàn diện.

Tiên phong chuyển đổi số trong các trường đại học

Học viện Hàng không Việt Nam là tổ chức giáo dục tiên phong thực hiện chuyển đổi số trong hơn 460 trường đại học, cao đẳng của cả nước. Trường đã tiến hành triển khai đồng thời cả hai bộ sản phẩm Quản trị Công việc và Quản trị Nhân sự của Base đối với 100% các bộ phận, phòng ban.

Phát biểu tại buổi lễ, PGS.TS Trần Hoài An, Chủ tịch Hội đồng Học viện, cho biết chương trình chuyển đổi số của Học viện Hàng không bao gồm hai nội dung chính: Tăng cường quản lý điều hành và Tổ chức dạy, học trên môi trường số. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cũng hướng tới các hoạt động như số hóa toàn bộ học liệu, văn bản, giáo trình, quy trình giảng dạy và xây dựng thư viện số.

Chỉ sau một thời gian ngắn đồng hành cùng Base.vn, Học viện đã giảm bớt hàng trăm quy trình và số hóa hàng nghìn văn bản. Hơn 300 quy trình phức tạp trước đây đã được tinh gọn và giảm bớt còn 150 quy trình, tất cả đều được vận hành trơn tru trên Base Workflow. Theo ông Trần Hoài An, các quy trình được triển khai rất chặt chẽ và rõ ràng với cách thức quản lý thời gian, dữ liệu khoa học, dễ dàng đánh giá hiệu suất và đưa ra cảnh báo khi cần.

Cùng với đó, việc phân loại và lưu trữ hàng trăm văn bản từ quyết định, thông báo, nghị quyết, công văn… giờ đây trở nên dễ dàng hơn với Base Office. “Mỗi ngày chúng tôi có từ 30 – 100 văn bản bao gồm nhiều loại khác nhau. Như vậy, mỗi tháng chúng tôi có hàng chục nghìn văn bản. Khi chưa có Base Office, tất cả đều rất cồng kềnh và khó theo dõi”, PGS.TS Trần Hoài An chia sẻ.

Thừa nhận những hạn chế và khó khăn khi tiến hành chuyển đổi số tại một tổ chức công lập, tuy nhiên, thầy An nhấn mạnh, mọi bài toán sẽ dễ dàng hơn nếu ý chí và bản lĩnh lãnh đạo đủ lớn. “Tôi hiểu khó khăn mà đội ngũ Base gặp phải khi tiếp cận và hỗ trợ các đơn vị, cơ quan nhà nước. Làm sao để lan tỏa một cách sâu sắc những giá trị của công nghệ, và tác động vào tư duy của các tổ chức, doanh nghiệp, khiến họ hiểu bản chất của chuyển đổi số và tự tin hơn khi triển khai là bài toán mà Base cần phải giải”.

Trên cương vị là người lãnh đạo tiên phong chuyển đổi số tại một tổ chức giáo dục công lập, PGS.TS Trần Hoài An khẳng định: “Chuyển đổi số không khó nếu ban lãnh đạo có đủ quyết tâm. Việc còn lại chỉ là chọn đúng nhà cung cấp phần mềm. Mọi thứ sẽ rất dễ dàng và sớm thu được quả ngọt”.

Ba yếu tố làm rõ bản chất của chuyển đổi số

Phát biểu tại buổi lễ, PGS.TS Trần Hoài An bày tỏ: “Hiệu quả và lợi ích của chuyển đổi số đã quá rõ ràng, tuy nhiên, nhiều tổ chức chưa thực sự mặn mà, chủ động và quyết tâm, nhất là những cơ quan nhà nước, phần lớn do họ chưa hiểu được bản chất thực sự của quá trình chuyển đổi số”.

Theo đó, Chủ tịch Hội đồng Học viện đã chỉ ra ba yếu tố mà các tổ chức, đơn vị cần hiểu rõ.

Trước hết, chuyển đổi số là một phương pháp giúp tiết kiệm và tối ưu nhiều chi phí. Một khoản tiền rất lớn mỗi năm được chi cho các thủ tục hành chính và rất nhiều trong số đó không thực sự mang lại hiệu quả. “Nếu giảm bớt 20 cán bộ hành chính mỗi năm, chúng ta có thể tiết kiệm hàng tỷ đồng. Với khoản chi phí này, chúng tôi có thể áp dụng công nghệ một cách triệt để và bài bản”, ông An cho biết.

Thứ hai, với công nghệ, những rủi ro về sai sót, nhầm lẫn do yếu tố con người gây ra được xóa bỏ. Sự tương tác cảm tính giữa người với người trong công việc được hạn chế tối đa, từ đó thúc đẩy môi trường làm việc minh bạch, trong sạch và khách quan. PGS.TS Trần Hoài An khẳng định: “Những yếu tố như tranh chấp, ganh đua trong môi trường công sở hoàn toàn không xâm nhập được khi chúng ta làm việc trên môi trường số”.

Cuối cùng, những tình huống khủng hoảng bất ngờ, như đại dịch Covid-19 có thể xảy đến bất cứ lúc nào. “Với công nghệ, chúng ta sẽ làm việc linh hoạt và chủ động hơn khi không có các điều kiện vật lý cần thiết, vì đã xây dựng được một môi trường làm việc số và làm chủ nó”, Chủ tịch Hội đồng Học viện kết luận.

Về phía đại diện Base.vn, ông Trần Văn Viển, Đồng sáng lập – Giám đốc khu vực phía Nam, bày tỏ tin tưởng rằng sự hợp tác giữa Học viện và Base không chỉ là sự gắn kết và đồng hành giữa hai bên, mà còn có giá trị lan tỏa đến các đơn vị, tổ chức công lập khác.

“Sự thành công của Học viện Hàng không là một động lực rất lớn cho đội ngũ Base trên hành trình tìm kiếm và hỗ trợ các đơn vị, tổ chức nhà nước trong quá trình số hóa để phát triển, bứt phá và nâng cao năng lực cạnh tranh”, ông Viển nhấn mạnh.

Với năng lực và kinh nghiệm của mình trong lĩnh vực chuyển đổi số, cùng với những cải tiến, đổi mới liên tục, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, Base.vn cam kết tiếp tục là một đối tác tin cậy để đồng hành cùng Học viện Hàng không Việt Nam trong những năm tiếp theo, hướng tới mục tiêu xây dựng một trường học số vào năm 2025.

Ánh Dương